成功举办峰会论坛活动策划的13个细节

会务活动策划公司 2021-02-03 15:44

       会务活动策划公司给大家整理出一些关于高峰论坛活动执行中需要注意的一些小细节,提醒我们一场高峰论坛活动的成功举办,不仅需要严谨的,全局的策划统筹,还需要在活动执行方面花费功夫。活动执行的过程能够顺利圆满,一场高峰论坛活动也就成功了一大半。

峰会论坛活动策划

       1、在高峰论坛活动开始之前,全局性的总体策划还是得做,以及高峰论坛活动进程“时间进度表”。

       2、高峰论坛活动开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料。如果与会代表是要交会务费的,还得注意做好收取会务费的任务。

       3、如果高峰论坛活动形式比较郑重,除电话联系外,需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系,并取得明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作,这时候需要与印刷厂商协商处理)。

       4、取得高峰论坛活动承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与高峰论坛活动承办方签署相关协议、合同,以法律手段保护自己的合法权益。

       5、制定高峰论坛活动日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果高峰论坛活动内容并不涉及内部机密,也可将情况告之高峰论坛活动承办方,请他们协助制定。

       6、正式高峰论坛活动开始之前,检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备),确保万无一失。

       7、在有了高峰论坛活动承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问,落实计划的进度。

       8、报到结束后,及时通知高峰论坛活动承办方最准确的人数、房间数,多出或少出的房间及时与酒店协商解决,避免酒店和您不必要的麻烦。

       9、一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议,并确认各单位与会代表人数。

       10、制定与高峰论坛活动的总目标相一致财务预算,定金一般是先预交总费用的50%,其余费用会议结束时一并解清。

       11、论坛活动结束后,根据实际情况做出此次会议的总结报告,备档。

       12、与高峰论坛活动承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。

       13、做好论坛活动期间的协调工作。  

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